根据《哈尔滨工业大学研究生学籍管理规定》中相关规定，研究生在学期间，因病、因事等情况不能按时参加教育教学计划规定的活动，应当事先履行请假手续。请假时间在两周以内，需经导师批准，院（系）登记备案；请假时间在两周及以上、一个月以内，应由本人提交申请，经导师同意、院（系）主管领导批准，并报研究生院备案。一学期累计事假一般不得超过一个月，如有特殊情况请假时间累计超过一个月，则需要延长在校学习时间。请假期满，本人应到院（系）申请销假。研究生未请假或请假未批准擅自离校不超过两周的，根据具体情况给予批评教育、警告、严重警告、记过或留校察看处分；擅自离校超过两周（含两周）的，予以退学。在研究生请假或擅自离校期间，学校对其行为不承担任何法律责任。
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研究生参加由学校、院（系）组织或导师安排的外出实习、社会实践、科研工作、学术交流等校外活动属于因公外出。研究生因公外出由派出单位负责审批和管理，外出时间超过两周及以上需报研究生院备案。研究生因公外出办理程序按《哈尔滨工业大学研究生因公外出管理办法》执行。
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