一、市区范围内机要文件交换：
(一)交换单位：省直、市直、区直，在哈中直、大专院校、哈铁路局、驻哈部队、大型国有企业等参加交换的单位。
(二)交换时间:每周一、三、五下午2：00-3：30去哈市机要交换站参加文件交换。文件当日即可送到收文单位。
(三)禁止交换的文件物品：绝密文件（按保客规定专人、专车送取），公开出售的书报、杂志、明信片、贺卡，私人邮件、钱币、有价证券，及其它不准进行交换的物品。
(四)要求：交换的文件，做到信封封面整洁，封面要用钢笔正楷书写收件单位全称，并用浆糊封口，字迹工整。
(五)文件交寄手续：普通信件可直接送到学校办公室文印室文件交换柜内，重要文件需在信封右上方编号标明秘级，由文印室工作人员签字交接（机要邮寄交接手续与此相同）。交换取回的文件当日投递到文印室各单位文件柜内，请各单位及时取件。
(六)费用：免费
二、国内范围内机要邮寄：
(一)寄递范围：党、政、军、民主党派、团体、企事业单位等县团级以上单位。
(二)准寄文件范围：有关党和国家的文字机密，如文件、信函档案，密码资料、图表、书刊等，带有文字机密的物品，如印信、音像制品、照片、照片底板、印板等。
(三)信封必须用毛笔、钢笔和圆珠毛书写清楚规范。
(四)收寄件单位名称要书写清楚，除党、政、军保密单位外其它单位还应写明单位详细地址和邮政编码。
(五)不得用邮政信箱或街道门牌代替收寄件单位名称。
(六)文件封面必须加盖标明文件机密等级戳记。
(七)严禁使用旧信封和废纸制作的信封，封口必须严密、完好、不得使用钉书机封口，需加封条的，封条应印有寄件单位名称和加盖有寄件单位名称的密封章。
(八)信件重量超过500克需用绳子成井字形捆牢。
(九)信封样式。
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邮编：××××× 机密号：×××
×××省×××市 地址
单位名称
×××收
哈尔滨工业大学×××单位
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(十)邮寄时间：每周一、三、五下午邮寄，必须当日上午11：30之前送交“文印室”。急件随时邮寄。
(十一)查询：市机要局负责一年之内的邮件查询，请各邮寄单位及时询问对方邮件是否邮到，以便及时查询(尤其毕业尘档案更需注意超过一年之后将无法查询)。查询方法：将文印室签字手续或机要局邮寄单复印件(标明要查询邮件)送到文印室即可。
(十二)邮寄费用：按照市机要局收费标准记帐，年终与各单位结算。
